Karşıyaka Belediyesi, teknolojik gelişmelere uyum sağlayarak 2021 yılında hayata geçirdiği ‘dijital arşiv yönetim sistemi’ ile hizmetlerini daha hızlı ve etkin hale getirdi.
Uygulama sayesinde resmi evraklar dijital ortamda daha güvenli şekilde saklanırken, fotokopi ve kâğıt gibi masraflar en aza indirilerek ekonomiye ve ekolojiye de katkı sağlandı.
Karşıyaka Belediyesi Arşiv Müdürlüğü tarafından yürütülen dijital arşiv çalışması kapsamında kurumun İmar ve Şehircilik, Etüt Proje, Kentsel Dönüşüm, Plan ve Proje, Yapı Kontrol, Ruhsat Denetim ve Sağlık İşleri Müdürlükleri ile ilgili evrak, dosya ve dokümanlar dijital ortamda da kayıt altında tutuluyor. Bu kapsamda yaklaşık 5 milyon 518 bin sayfa evrak ve 550 bin metre proje taranıp dijitalleştirilerek Arşiv Yönetim Sistemine (AYS) aktarımı sağlandı. Arşiv Müdürlüğü’nün görevleri arasında yer alan ekspertiz hizmetleri de mesai saatleri içerisinde yapılıyor.
HIZLI RAPORLAMA
Dijital arşiv projesi ile kullanılacak belgelerin fiziksel arşivde aranması ile doğacak zaman ve iş gücü kaybı ortadan kaldırılıyor. Yüksek güvenlik standartları altında kayda alınan belgelerin dosya bütünlüğü ve içerik orijinalliği de korunmuş oluyor. Ömür boyu saklanabilen belgeler hızlı, sağlıklı ve güncel bir şekilde raporlanabiliyor.
Dijital dosyalama ile yer kaybı azaltılırken fotokopi, kâğıt, kartuş gibi masraflardan da tasarruf ediliyor; Karşıyaka’nın karbon salınımının azaltılmasına katkı sağlanıyor. Arşiv Yönetim Sistemi üzerinden suret hizmetleri daha hızlı bir şekilde veriliyor. Arşiv Müdürlüğü dijitalleşme sürecine diğer müdürlüklülerin evraklarının eklenmesi ve e-ekspertiz hizmetinin devreye girmesi için çalışmalarına devam ediyor.
Kaynak: (BYZHA) Beyaz Haber Ajansı
